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Come gestire i progetti e le scadenze sul lavoro senza ansia né stress

Gestire i progetti e le scadenze sul lavoro

Ecco alcuni consigli per rispettare le scadenze e organizzare al meglio il carico di lavoro

La deadline di quel progetto importante è ormai alle porte e tu non sei ancora pronto/a, probabilmente il progetto non è nemmeno a metà. 

Come diavolo è potuto succedere?

Semplice, forse non hai organizzato in modo produttivo il tuo tempo. La vita in ufficio è sempre frenetica, piena di imprevisti e urgenze… anche per chi lavora in smart working

E allora come possiamo fare per rispettare le scadenze? Non ci sono regole da seguire scritte sulla pietra ma sicuramente esistono dei metodi che, se applicati costantemente, possono aiutarti a organizzare meglio il tuo lavoro e a vivere più sereno/a le scadenze.

Iniziamo? 

To do list

Hai analizzato a fondo il tuo nuovo progetto? Bene, inizia facendo una semplice “to do list” nero su bianco, alla vecchia maniera. 

Correggi, aggiungi, rifletti e arriva alla lista definitiva delle attività: ora sei pronto/a per lo step numero 2.

Stabilire le priorità

Stabilire le priorità

Potrà sembrare un suggerimento banale e scontato, ma non lo è: stabilire le priorità è il primo importante passo per dare inizio alla programmazione del tuo progetto. 

Ci saranno compiti più urgenti e meno urgenti da svolgere, quindi la prima cosa che devi fare è un semplice foglio excel con una lista e con accanto due variabili: priorità e complessità.

Una volta ordinate le mansioni da svolgere per priorità puoi iniziare a fare un ragionamento per evadere le attività che ti risultano più congeniali. Ad esempio potresti avere un’attività che ha una priorità bassa ma, al contrario, la complessità è alta, quindi vale la pena capire se ti porta maggior vantaggio eseguirlo prima di tutti gli altri. 

La stessa regola la puoi applicare a più progetti in corso, in modo da stabilire una scaletta e, se necessario, rivedere le scadenze. 

Stimare il tempo necessario per ciascuna attività del progetto

Bene, ora hai la tua scaletta divisa per priorità, aggiungi un’ulteriore colonna: il tempo stimato per ogni attività.

L’idea è avere un tempo minimo e massimo. Facendo poi la somma avrai un’idea delle tempistiche generali del progetto

Valuta gli imprevisti

Gestire i progetti e le scadenze sul lavoro: valuta gli imprevisti
Foto di Arek Socha da Pixabay

Ok, ora hai i tempi stimati del tuo progetto. Ma sei sicuro/a di aver calcolato anche gli imprevisti? 

Purtroppo non abbiamo la sfera di cristallo, ma l’esperienza ci aiuterà a capire se ci possono essere dei tempi più lunghi su alcune attività, che, per esempio, non dipendono da noi. Risposte dei fornitori, colleghi che tendono a non rispettare le scadenze, materiale mancante e molte altre situazioni che potrebbero portare a dei ritardi a ruota su tutta la nostra pianificazione. 

Come misura preventiva valuta almeno un 30% in più sul tempo stimato complessivo, questo ti aiuterà a avere margine sulla scadenza stabilita. 

Comunicazione e team

Se il progetto da portare a termine coinvolge anche i tuoi colleghi allora la comunicazione è di fondamentale importanza

Dividete il progetto affidando le attività più adatte a ciascuna risorsa, ognuna di voi dovrà stimare il tempo necessario alla realizzazione dei propri compiti. Per fare questo basterà seguire per ognuno i punti 1, 2, 3 e 4 di questa lista: avrete così i tempi di esecuzione del progetto e una scadenza che, grazie a questa organizzazione, potrete rispettare.

Vale la regola che il lavoro in team è vantaggioso se tutti lavorano di squadra, condividendo gli aggiornamenti sui progressi, i ritardi e i problemi che saranno da risolvere insieme. 

Fai un plan

Abbiamo la lista delle cose da fare, le priorità e le tempistiche, bene, è ora di fare un plan, e non solo per utilizzare un termine figo 🙂 !

Online ci sono diversi tool a pagamento e un paio di risorse gratuite ma assolutamente valide.

Risorse gratuite per i tuoi plan

La prima è Google Calendar, dove è possibile inserire per ogni giorno le attività da svolgere e, se necessario, aggiungere alla propria visualizzazione altri calendar, ad esempio quelli dei colleghi coinvolti nel progetti. 

La seconda è Toggl Plan, probabilmente più funzionale al nostro scopo. 

In Toggl Plan è possibile inserire le attività da svolgere e le risorse coinvolte nelle linee temporali con una gestione facile e veloce, da qui potrete gestire innumerevoli progetti con una visione chiara di come distribuirli nel tempo.

L’iscrizione è gratuita e non vi verrà mai chiesto un pagamento, a meno che non vogliate aggiungere più di 10 persone (colleghi o collaboratori) o delle funzionalità premium.

Programma le tue pause

Quando si lavora ad un progetto e si ha una scadenza da rispettare spesso si dimentica che anche le pause sono necessarie per portare a termine il lavoro.

Programma due pause al giorno: una a metà mattinata e una a metà pomeriggio. 

Dieci o quindici minuti sono sufficienti per un caffè, per una tisana o per uno spuntino e ti aiuteranno a “staccare” per poi riprendere in modo più fresco e leggero.

Questi sono alcuni piccoli consigli che possono aiutarti a organizzare al meglio il tuo lavoro e a rispettare le scadenze dei progetti in cui sei coinvolto. 

Se hai dei suggerimenti da aggiungere o vuoi condividere la tua esperienza ci farebbe piacere un tuo commento 😉 

Alla prossima!

p.s. Ti piacerebbe risparmiare sui costi di stampa per i tuoi progetti? MilanoToner è specializzata nella vendita di toner compatibili, chiedi un’offerta senza impegno.

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